Privacyverklaring Labnul50 B.V.

Wie zijn wij?

Labnul50 BV, verder te noemen: LABnul50 is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 66821738, en is het aanspreekpunt voor de verwerking van persoonsgegevens.

Bezoekadres:
Boterdiep 111
9712 LM Groningen
Telefoon: (050) 3118849
Web: www.labnul50.nl en www.meetlabgroningen.nl
• Facebook
• Linked-in
• Instagram en Instagram

LABnul50 hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij aan de geldende privacywetgeving zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring dan ook aanpassen om actueel te blijven.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens LABnul50 verzamelt en gebruikt en met welk doel en hoe wij met deze gegevens omgaan.

Wanneer verwerken wij uw persoonsgegevens?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken als u klant wordt (een dienst van ons aanvraagt), als u onze websites of apps bezoekt of wanneer u contact met ons opneemt. Deze verklaring is ook van toepassing op situaties waarin u belangstelling heeft getoond voor onze diensten en bijvoorbeeld een offerte heeft aangevraagd, maar geen klant bent geworden. Wij verwerken ook persoonsgegevens van betrokkenen van organisaties die (potentieel) klant van ons zijn of die direct of indirect betrokken zijn bij de levering van (onze) diensten.

Natuurlijke personen van wie LABnul50 persoonsgegevens verwerkt zijn:

• (potentiële) hotelgasten en contactenpersonen van eventueel daarbij betrokken organisaties;
• betrokkenen van organisaties die (mogelijk) een of meerdere van onze zalen willen huren voor bijeenkomsten en betrokkenen van eventueel daarbij betrokken organisaties;
• (potentiële) klanten die (een onderdeel van) ons complex willen gebruiken voor het houden van een event en/of contactpersonen van eventueel daarbij betrokken organisaties; • ontvangers van digitale nieuwsbrieven van LABnul50. Dit kunnen ook digitale nieuwsbrieven zijn onder de benaming ‘MeetLAB’;
• sollicitanten;
• alle overige personen die met LABnul50 contact opnemen of van wie LABnul50 persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van werknemers, tijdelijke krachten (‘flexwerkers’) of stagiaires.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Als u (mogelijk) klant wordt, dan hebben wij in ieder geval uw contactgegevens nodig (naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres). Deze gegevens hebben wij nodig voor het opstellen van aanbiedingen en de uitvoering van onze diensten. Ten behoeve van het nachtregister van onze hotelgasten vragen wij naast NAW-gegevens het type identiteitsbewijs, uw geboortedatum en uw geboorteplaats. Daarnaast kan het zijn dat wij financiële gegevens, zoals creditcardgegevens, nodig hebben om verschuldigde bedragen te incasseren en betalingen te doen. Wij verzamelen ten slotte ook informatie van de apparaten die u gebruikt als u digitaal toegang zoekt tot onze diensten en digitale nieuwsbrieven en informatie over de wijze waarop u de verstrekte informatie tot u neemt. Wij doen dit onder andere door het plaatsen van cookies. Wij verwerken daarbij ook uw IP-adres. Aangezien het mogelijk is dat onze websites verschillende cookies plaatsen, verwijzen wij u voor informatie over de specifieke gebruikte cookies door naar de toepasselijke cookieverklaring van de website die u bezoekt/bezocht heeft. Een aparte categorie vormen de persoonsgegevens die wij nodig hebben voor de beoordeling van de geschiktheid van een sollicitant. Onderdeel daarvan vormt bijvoorbeeld het CV.

Hoe komen wij aan uw gegevens?
LABnul50 verwerkt persoonsgegevens die:

• u rechtstreeks aan ons heeft verstrekt. Dat kan zijn mondeling, telefonisch of digitaal. Digitaal verstrekte gegevens kunnen door u zijn verstrekt via e-mail, of doordat u webformulieren heeft ingevuld op onze website of op de website van een externe partij die onze diensten aanbiedt, zoals bijvoorbeeld booking.com;
• automatisch zijn gegenereerd tijdens een bezoek aan een van de websites van LABnul50 of tijdens het lezen van digitale nieuwsbrieven. Dit kunnen bijvoorbeeld het IP-adres, het surfgedrag op de website en informatie over het al dan niet openen van een digitale nieuwsbrief zijn;
• wij hebben ontleend aan openbare bronnen, voor zover deze noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van onze dienstverlening en het nakomen van gemaakte afspraken. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om relevante contactgegevens en andere persoonsgegevens.

Voor welke doelen verwerken wij uw gegevens?
LABnul50 ontvangt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen;

• het uitvoeren van door u afgenomen diensten, met name: de verhuur van hotelkamers, de verhuur van zalen en het hosten van events, al dan met inbegrip van banqueting;
• het onderhouden van contact, door toezending van de digitale nieuwsbrief, uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
• het verbeteren van onze producten en diensten en het afstemmen van ons aanbod op uw wensen en behoeften. Dit doen we door ze te combineren en te (laten) analyseren. Die analyses brengen ons op nieuwe ideeën in het kader van innovatie ten behoeve van u, uw contact met ons en dus tot betere oplossingen. Zo kunnen we met behulp van deze analyses: de oorzaak van klachten oplossen, pagina’s en formulieren op de website verbeteren en processen versnellen, nieuwe diensten ontwikkelen en prijzen van onze diensten beter bepalen. Waar mogelijk verwijderen we voorafgaand aan de analyse de persoonsgegevens die we niet nodig hebben. En we kunnen gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau (aggregeren), versleutelen (pseudonimiseren) of anonimiseren. Wij gebruiken geen bijzondere of vertrouwelijke klantgegevens en leggen geen individuele klantprofielen aan;
• het uitvoeren van marketingactiviteiten. Bijvoorbeeld met e-mails, digitale nieuwsbrieven en social media. Zo kunnen we uw keuzes en zoekopdrachten analyseren als u onze webpagina’s bezoekt en e-mails opent, zoals de nieuwsbrief. Ook kunnen we de gegevens die we zelf hebben verzameld combineren met persoonsgegevens (bijvoorbeeld een eerdere aanvraag voor een dienst) én algemene gegevens van andere bronnen (bijvoorbeeld KvK);
• het evalueren van uitgevoerde diensten aan de hand van door u verstrekte feedback;
• het bewaken van de toegang tot het hotel en de aan u verhuurde hotelkamer(s);
• het beoordelen van geschiktheid voor een tijdelijke of vaste functie;
• het attenderen van flexwerkers op mogelijke opdrachten tot het verrichten van tijdelijke werkzaamheden;
• het voldoen aan de wettelijke verplichting tot het bijhouden van een nachtregister van hotelgasten.

Op welke rechtsgrond is de verwerking van uw gegevens gebaseerd?
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van één van onderstaande wettelijke grondslagen:

• u heeft toestemming gegeven. U kunt deze toestemming altijd weer intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om de met u aangegane overeenkomst inzake de afname van onze dienst(en) te kunnen uitvoeren;
• de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit geldt met name voor het aanleggen van een nachtregister van het hotel;
• de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Wij gebruiken uw persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is voor de realisatie van dit belang en wij maken telkens een afweging tussen het gerechtvaardigd belang van ons (of van een derde) en uw belang.

Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden als dit wettelijk toegestaan is én noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten. Zo maken wij gebruik van externe software voor onze financiële administratie, voor de administratie van (boekingen van) onze hotelkamers, voor de administratie van (boekingen van) onze zalen, voor het beheer van onze digitale sleutels en voor de communicatie met onze hotelgasten. Deze (IT-)dienstverleners worden in de meeste gevallen beschouwd als verwerker, omdat zij geen zelfstandige zeggenschap hebben over de persoonsgegevens die wij ter beschikking stellen voor de uitvoering van (een deel van) onze bedrijfsprocessen. LABnul50 blijft in die situaties verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van uw persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. Zo bewaren wij persoonsgegevens van hotelgasten (nachtregister) 7 jaar. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij uw gegevens nodig hebben. Wij hebben hiervoor een bewaartermijnenbeleid opgesteld. Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijnen kunt u contact met ons opnemen.

Hoe beveiligen we uw gegevens?
Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om een passend beschermingsniveau te waarborgen en uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Denk daarbij aan maatregelen om onze websites en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen.

Wat zijn uw rechten?
U heeft het recht om:

• uw gegevens in te zien en onjuiste gegevens te laten aanpassen. Wij vragen dan om een kopie van uw identiteitsbewijs (waarbij u uw pasfoto en BSN nummer onzichtbaar dient te maken) om u te identificeren. Na identificatie ontvangt u binnen vier weken reactie van ons;
• uw gegevens te laten verwijderen. Wij beoordelen dan of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Is dat niet het geval, dan informeren wij u over de redenen waarom wij uw verzoek niet kunnen honoreren;
• uw persoonsgegevens over te dragen. In dat geval krijgt u een kopie van de persoonsgegevens die wij van u zelf hebben ontvangen;
• de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• u af te melden voor onze nieuwsbrieven. En als onze medewerkers u bellen voor commerciële doelen, dan kunt u tijdens het telefoongesprek aangeven dat u niet meer gebeld wilt worden.

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens?
U kunt contact met ons opnemen door een e-mail te sturen naar info@labnul50.nl. Geef in de onderwerpregel aan: ‘privacy’. Een klacht trachten wij naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Wijzigingen van deze privacyverklaring LABnul50 kan deze privacyverklaring altijd wijzigen, op grond van nieuwe ontwikkelingen in de wetgeving of veranderingen in ons dienstenpakket. De nieuwste versie is altijd zichtbaar op onze website. Het is verstandig de privacyverklaring regelmatig te raadplegen bij een bezoek aan onze website, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.